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参展知识


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让产品推介会更有效率

　　现在，越来越多的参展商开始对展览会期间举办技术报告会和产品推介会感兴趣了。但是你是否真正了解技术报告会和产品推介会的重要性呢？是否真正意识到这两个半小时对你的公司意味着什么呢？

　　首先，举办技术报告会已经让你的公司轻松地在众多参展商中脱颖而出了。参观者会感觉你的公司在技术创新、市场推广方面领先同业竞争者，对公司的实力更有信心。自然，谈生意的时候，信任感会更强。不过，意义不仅如此，让我们再仔细看看。一般来说，在展览会上，参观者在一个展位的停留时间不会超过20分钟，因为还有几百个展位，上百家公司等着他去了解，交谈。所以，多和参观者交谈一分钟，你就多了一份赢得客户的希望。而技术报告会和产品推介会却给了你的公司两个半小时的时间，充足的时间使你可以有条不紊、全面细致地介绍公司状况、最新的产品和技术，同时还可以随时回答客户的问题。如果报告会吸引人的话，听众会专心致志的从头听到尾。这样，无形中你就在竞争者的眼前多出了两个小时的宣传时间。而时间在展览会上是多么宝贵的呀！

　　那么，如何让自己的技术报告会引人入胜呢？

　　首先，做好前期的准备工作。千万不要认为把申请举办报告会的表格交给主办机构就万事大吉了。这只是一个开始。在提交表格后，要同主办机构的有关负责人主动联系，告诉他们本公司将邀请哪方面的客户来参加会议，请主办机构协助自己进行邀请。同时，就报告会的形式、内容等各方面都可以同主办机构进行协商，以求有所创新，确保报告会取得良好的效果。报告会之前，一定要积极邀请客户，特别是那些潜在客户，不但要邀请他们去参观展位，更重要的是去听报告会。那是树立企业形象、争取信任的最佳时机。在展台内的公司员工，一定要对本公司将举办的技术报告会有最基本的了解，包括时间、地点、发言人、内容。这样，在展览开始后，就可以随时向光临展位的参观者宣传自己的报告会，鼓励他们届时参加。这种方法在展台参观者过多的时候尤为有效，既可以缓解招待不周的压力，又不用担心会失去可能的客户。报告会现场一定要有工作人员专门负责观众登记，而且是从始至终。不仅要详细记录与会的观众信息，更要注意参会的业内记者。及时向记者提供详细的资料，这可能会使你的公司有机会在专业报刊上做免费宣传。如果有可能，最好能够将报告会的全过程用摄像机记录下来，同展台的情况一同制成光盘，可以在会后馈赠客户，用作长期宣传。

　　以上只是一些基本的方法。让自己的会议更加物超所值，还需要开动您的脑筋，和主办单位积极沟通，不断让新的创意为会议锦上添花。

企业如何决策是否参展

　　企业经常收到各类展览会的资料、电话，选择一个好的、对企业产品销售和形象有帮助的展览会，成了企业决策者要考虑的问题。总结起来，企业决定是否参加一个展览会，需要从以下几个方面进行决策分析。

一、制定目标

　　各类企业应根据企业和产品的具体情况定出参展目标。目标主要包括以下几个方面：

　　1．维护或树立参展企业的形象。参展对于企业树立形象来说既省时又省力。对于新企业来说，参展可以帮助企业在短时间内建立客户关系，进入市场，被同行业所接受。而对老企业来说，则更应注重固定参加一些有影响有规模的专业展，以便定时与客户交流联络。

　　2．增加对市场的了解。尤其是专业的展览，展商很容易了解到其他企业的发展、产品状况，甚至是科技秘密。另外，在与观众的交流中了解市场的需要和潜力。这些了解比日常的市场调研要直观和准确。

　　3．宣传产品和服务。展览会是一种立体的广告，为展商提供了一个充分展示自己产品的机会，使客户增进对产品和服务的了解，便于客户接受。

　　4．销售与成交。展览的时间虽然短，为便于客户直接与商家交流，大多数参展者都希望在展览会上达成一些协议或意向，并以之为他们在展览会的最大收获。

二、决策分析

　　确定目标后，企业就可对各类型的展览进行筛选，以便做出最明智选择。展览往往分为国际展、国内展。有的展览范围极广，如博览会，而有的专业展只限于该行业；另一方面，有的展览注重的是产品的展示，有的则侧重贸易交流。参展者必须先对展览的性质、规模和范围有所了解，再进行重点考虑。对于专业展来说，展览的时间十分重要。如果展览时期恰好是该行业的繁荣时期，展览的效果自然会好。故通常在年初或年底的展览比较受欢迎，因为这个时候通常是企业制定计划的时间，企业的参展或参观都有可能对双方有所影响。另外参展场地也同样至关重要，展览会的场址是吸引参展商和观众的重要影响因素，直接关系着产品的市场。

三、做好预算

　　参展企业做好参展预算十分重要，如果计算得当并有连续性，那么商贸展览会对于小企业来说是很好的投资：在制定预算时，需要记住的项目是：展台空间、建造拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员费、广告、机票和酒店住宿等。当决定了成本以后，要准备一份工作单来分析经济状况：投资的回报如何？回报等于总销量除以展览的总支出。每个销售带头人的成本是多少？这等于展览的总支出除以销售带头人的数量。

四、寄发请柬

　　为了取得展会成功，应发出一些请贴。注意你的展台和一些有关的新服务项目和新产品消息，并与你的客户或潜在的客户共同分享这些新服务项目和新产品。当然，你完全可以配合使用展览会为你提供的展商专用请柬。

　　人们决定参加某个贸易展览会的一个原因，是因为他们收到了参展公司或它们的销售代理发出的请柬。要与那些真正感兴趣的潜在客户分享信息。

参展企业的三大“雷区”

　　企业参展前应注意避免走入几个“雷区”：

　　1．追求低展费。一些企业最先考虑的往往是低展位费的展览，但组织者制定的展位费包括展前宣传、搭建、信息等各项服务，低廉展位费往往会在服务上大打折扣。

　　2．片面追求展会规模。一些展览声势浩大，无所不有，但“博大”却不“精深”。这类展览无论是参展者还是观众都比较杂，对于企业来说难以达到期望的效果。因此，企业应首先考虑的是专业展。

　　3．急于实现销售业绩。展览会不同于交易会，即使是“广交会”也要持续十几天，不太可能在很短的时间内就签定意向或合作合同。展览会实际上是一种更直接更亲近更立体的广告宣传，它的效果并不一定马上见到，短时间做成生意也不很现实。所以展商应注意的是在展览会期间能否充分展示企业和产品，在同行业中树立企业形象，接触新老客户，挖掘市场潜力。

境外参展的好处

　　随着对外经济交往的逐步扩大，国外形形色色的展览会吸引了众多欲走出国门、将产品技术销到海外去的企业，国内企业参加国外举办的展览带来的好处有：

　　1、扩大商务接触面，开阔视野，启发思路；

　　2、货比三家，寻求最佳的供货厂商与合作对象；

　　3、直接面对客户，便于寻求客户和商贸机会，开拓国际市场；

　　4、可直接订货，免去寻求海外客户与市场的中国环节，花费最少，时效最高。

为什么要到欧洲去参展

　　中国企业到欧洲去办展览的四大理由：

　　1、展会的成改最主要在于观众的质量，欧洲展的绝大部分是普通观众不能入内的专业展，专业观众包括贸易商、采购商、批发商、科研教育人士、官员等，素质高，很多都能参与企业的决策；

　　2、国际化程度高，辐射全球，如科隆展览会有50%的展商和30%的观众来自国外，高度国际化使欧洲展会成为国际商业活动的重心；　

　　3、展会组织与服务高度专业化；

　　4、展期短（一般为3至6天），可减少企业费用负担。其中德国、意大利和法国作为中国企业参展最多的欧洲国家，位列于中国企业出国展览项目最多的10个国家之中。

　　以下为几个欧洲国家的会展背景：

　　德国科隆国际博览会——是中国企业参展最多的博览会，迄今为止来自中国的800家参展商和3500名专业观众定期参加科隆博览会，参展面积达8000多平方米。

　　德国汉诺威展览会——拥有世界上最大的展览场地，总占地100多万平方米。是世界展览会的发源地，已有800年举办展览的历史。由于地处德国东部，其面向东欧市场的独特优势更有利于中国企业参与。

　　法国每年举办全国性国内展和国际展约为175个，其中专业展120个左右。法国大型展览会的国际参与程度正在不断提高，有些世界著名的展会，其力争上游参展商超过总数的50%。与德国由展馆自己组织展会的形式不同，法国的展览会采取展馆与展览组织分离的形式。

　　意大利是中国企业到欧洲参展的第二大国。

到德国参展的7个理由

　　德国是名不虚传的展览大国、展览强国，并被大多数展商认为是参展收获最大、最为放心的办展国度。总结起来有这样7个理由。

　　第一，德国是经济高度发达的工业化国家，是欧洲头号经济大国。

　　第二，德国是展览大国。德国的展览历史悠久，已有800多年的历史。

　　第三，德国展馆面积最大，排行世界榜首。欧洲十大展览中心展馆，德国占据5个。

　　第四，从销售面积和办展数量来看，德国位居老大。德国五大展览中心全年举办国际性贸易博览会约194个，办展频率很高。

　　第五，德国举办的展览会规模大，知名度高，其中名列第一的汉诺威工业博览会净面积45.6万平方米，第二名的汉诺威通信和信息技术博览会净面积43.2万平方米。汉诺威工业博览会参展商3804家，观众804854人次。汉诺威通信和信息技术博览会参展商8089家，观众49252人次。德国举办的博览会在世界上知名度很高，有强大的吸引力。

　　第六，德国举办展览会的国际性和专业性很强，外国厂商参展的比例很高，同时外国观众也很多，所占比例高得惊人。但特别要指出的是，这些国际博览会不向一般观众开放，仅对专业观众开放。专业观众是指贸易人员、采购商、生产厂家、行业工程技术人员、设计师等。因此，对贸易洽谈、签约成交、结交客户、开拓市场非常有利。从德国举办的国际经贸博览会的情况来看，一般国外厂商参展的都在50％以上，有的高达80％至90％，成为真正的世界卖家和买家的洽谈会。

　　第七，德国展览内容丰富、分类科学、涵盖了各个行业和门类。德国展览业是由德国展览委员会（AUMA）进行审批、调整、监督、管理等工作，是一个有绝对权威的行业组织协会。每年举办的展览均由AUMA进行协调，避免了多头办展、重复办展、分散混乱的局面。特别是德国每个城市办展都有明确的分工和重点。展览内容涵盖了各个门类和行业，使厂商都有机会选择适合自己所需的展会，所有买家也有适合需要的交易场所，特别可满足国际厂商和专业人士的需要。

出国参加展览会的注意事项

　　由于涉及到展品出口、兑换外汇等问题，一般来说，企业要出国参加展览会必须由经国家批准的有出展权的主办单位来组织。目前，全国有200家这样的主办单位，包括贸促会系统（地方分会与行业分会）、各地经贸委、大型外贸工贸总公司、大型商会等。一般企业可通过这些主办单位的全年组展计划，了解可出国参加的展览会概况。

　　参加出国展览要注意些什么:

　　1．企业选择展览会应和自身的营销、出口目标结合起来。一般来说，参加专业性的大型、有影响的展览会要比综合性的博览会效果好些。

　　2．由于现代专业展览业细分化程度越来越高，企业参加时，展品应注意和展览会的主题相一致。

　　3．参展人员应为懂外语的业务人员，以利于谈判。

　　4．将样品、货单及宣传材料准备齐全，以取得更好的展示与贸易效果。

　　5．必须有进出口经营权的企业才能参加出国展览。

出国参展该如何办理手续和签证

　　作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证自然是他们非常关心的问题。鉴于我国政府目前对出入境管理还相对比较严格。展览行业的行政审批制度依然存在，参展人员如何办理出国手续还需要依据其所持有的护照类型来决定：

　　私人护照

　　私人护照由公安部出入境管理局及其在各地的派驻机构签发，私人护照持有者申请签证相对手续较为简便。大致程序如下：
拿到博览会正式邀请函→联系到使馆→签证预约→面签→取签证

　　在此过程中，参展人员需要了解以下几点：

　　1．博览会正式邀请函由中国组团方统一向博览会索要，并在参展人员向组团方交齐费用后下发，参展人员也可要求国外客户帮助其出具邀请函，但签证风险相对较大。

　　2．有些国家使领馆需要预约签证时间，如美国，德国等，有些国家则不需要，如英国等，参展人员可以自行安排时间前去面试。约签证时通常需要提供申请人护照号，姓名，出生日期，签证约电话不需要申请人亲自拨打。

　　3．通常持私人护照的签证申请者应在其所在领区的使领馆与签证官面试，许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州三地。也有些国家不接受本人预约，如日本，必须要求申请人将材料送至指定签证代办机构，由其统一办理。

　　4．有些国家对在一段时间内去过该国的申请人提供免面谈服务。

　　5．有些国家要求申请人在面试当天以现金形式交纳签证费，也有些国家需提前交纳到指定代收银行，如美国需提前交纳到中信实业银行。

　　6．有些国家在申请人面试结束后1小时内即可将颁发签证，如美国，也有些国家需要一周后颁发签证，如德国，意大利，申请人可以委托他人代取签证。

　　7．申请人面试时，通常需要携带以下材料(特指如参展之类的商务签证)：填写完整的签证表，护照，博览会主办方出具的正本邀请函，博览会参展摊位证明，博览会参展摊位费发票，申请人所在单位出具的经济担保函，申请人名片，身份证及户口本原件，复印件，结婚证书，在职证明等，申请人所在单位营业执照复印件，信用证明以及所从事的商务活动的证明文件，申请人曾去过其他国家并回国的签证页的复印件，申请人所拥有的财产照片，例如：住房，汽车等(如有)，申请人银行存款证明及国际信用卡等。

　　因公普通护照

　　因公普通护照由外交部及其在各地人民政府外办签发，因我国政府目前对因公出国管理较严，许多私营及民营企业的参展人员尚未具备申领因公普通护照的资格，故参展人员应先向其单位所在地的人民政府外事办公室咨询自身企业是否具备申领因公普通护照的资格。若具有该资格，则可以按照因公护照的手续申请签证。

　　因公护照持有者申请签证相对手续较为繁琐，大致程序如下：组团单位下发出国任务通知书及出国任务批件→参展单位在当地政府及相关部门办理出国任务确认件及政审手续→办好后将材料交至当地政府外办或组团方→由当地政府外办或组团方统一送签→由当地政府外办或组团方统一取签证。

　　需要注意的是，因为主要出展国家都是分领区受理签证，各领区的签证需要由申请人委托当地人民政府外办送签。

如何在展会里有效地提高公司的知名度

　　在一定规模的展览会里，几百个展位堆在一起，也许有上万名参观商蜂拥而至，如何让更多的参观买注意到您的公司确实要花一点心思。在以前，很多参观者是到了现场才临时决定参观什么展位，那么布置新颖的展位确实能吸引到这类参观者的注意。但现在，越来越多的参观商会事前大概定好需要参观的展位，情况就大大不同了，如不事先做好准备，这些参观者也许就会与您擦身而过。据调查，参观商参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司比参观其他公司的展位机会大4倍，可见展前做好宣传十分有效。但除了发邀请函外，还有其他一些办法可以更有效的提高您公司的知名度，不妨一试。

　　最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家，让他们必须到您的展位上才能凑成完整的一份礼品。事实证明这种办法确实能有效的提高参展商对某个展位的访问率。

　　现在有很多展览的入场证是用挂绳该在使用者的脖子上，一些参展商十分巧妙地在这上面做文章，制作印有自己公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上。参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为该公司作宣传。

　　更有花心思的参展商制作一些小册子，介绍展会当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来参加展会，参展之余确实想在展会当地和周围四处走走，这些小册子正好能帮上大忙，所以十分受欢迎，这也间接地是参观者对印制和派发这些小册子地公司产生好感。

展览会如何介绍产品

广告宣传：
　　广告宣传在整个展览过程扮演重要角色，专业展览管理公司认为参展厂商须在展览前1-3个月左右在专业杂志上刊登至少一篇以上的参展报导，然后将该篇报导重印并寄给目前及潜在顾客群，并加附信提醒顾客该项产品将于会中展出，同时也可附赠由展览组织公司提供的且印有公司名称及摊位号码的展览贵宾卡。

网页宣传：
　　越来越多的展览赞助单位提供参展厂商与展览网页的链接，参展者可借此来提高公司及其网页知名度，参观者亦可在线上提出技术问题，或与厂商确认展览期间的约谈。厂商可在网页上刊登展览产品图片或主题，并列出未来展览一览表，如此一来，不仅方便客户做参观规划，并可由相片提高展览现场辨识度。同时厂商亦可下载产品示范，上网者可先在网路上简单了解厂商的产品，再至会场取得详细资料。

　　“谨慎选择，及时决定，用心准备，完善后续服务”是保证参展效果的要诀，相信参加综合、专业会展项目可以给企业发展带来许多生意机会，是不容错失的拓销手段。

厂商参加国际展览会准备阶段的时间计划表

　　参加国际展最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为四个阶段，依序完成，方能达至预期的理想目标，以下为多家展览服务公司的专业经验，提供厂商参考。

（一）12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

（二）9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及目前顾客联络；
5、制作展览宣传册；

（三）6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、确定旅行计划；
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

（四）3个月前
1、继续追踪产品推广活动；
2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、计划访客回应处理程序；
5、训练参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；

成功参观展览的要素

根据展会调查中心报道：39%的参观者在展览会上逗留不足8小时，能否在尽量短的时间内获取尽量多的有效信息，决定着参观展览的效果。而以下一些技巧也许能助您更有效地参观展览。